La Junta Directiva de OAS FCU asigna dos responsabilidades críticas al Comité de Supervisión: el garantizar que la gerencia informa fiel y claramente sobre el estado financiero de la Cooperativa, y que las políticas, los procedimientos y las prácticas protegen los activos de la asociación.
La labor del Comité de Supervisión
Para cumplir con nuestro cometido, en el Comité de Supervisión usamos una serie de medidas y procesos diseñados para supervisar y garantizar que la Cooperativa es una institución financiera eficiente que sigue la ley y funciona debidamente. Nuestro trabajo ayuda a la gerencia y a la Junta Directiva a lograr sus objetivos, evaluando la validez de y la eficacia de los procesos de gestión, realizando recomendaciones para su mejora, y ofreciendo asesoramiento durante el proceso de desarrollo.
Como administradores de OAS FCU en nombre de su asociación, durante el año realizamos acciones para evaluar y desafiar las habilidades de las políticas, los procedimientos y los controles. Estas acciones incluyen, entre otras:
- Encargar y supervisar las auditorías externas del año.
- Garantizar que las recomendaciones de las examinaciones y las auditorías se realicen adecuadamente y a su debido tiempo.
- Investigar y responder a las quejas que recibimos de la asociación.
- Realizar recuentos de efectivo sorpresa en cualquier oficina o cajero de OAS FCU.
- Comprobar que la gerencia implementa las políticas y los procedimientos aprobados por la Junta en cumplimiento con todas las leyes que se apliquen.
- Garantizar de manera activa que la Cooperativa siempre cumple y está al día con la Ley del Secreto Bancario, la ley PATRIOT, y el Proceso de Identificación de Clientes (CIP por sus siglas en inglés) y cualquier otra normativa que requiera un seguimiento activo constante.
- Revisar los controles internos usando distintas metodologías.
Revisión del año 2023
Durante el año pasado continuamos con nuestra observación de la Cooperativa, tanto en línea como en persona. Solicitamos recuentos sorpresa de efectivo más frecuentes para confirmar que estos controles internos son eficaces, y esperamos expandir nuestras áreas de examen interno en un futuro próximo.
Asimismo, analizamos y respondimos a todas las quejas y retroalimentación que recibimos de la asociación a través del portal web y otros sistemas en línea, como es nuestra obligación.
El Comité se cercioró de que todas las auditorías externas (la financiera, de IT, de pagos electrónicos y acatamiento legal) tuvieran lugar de acuerdo con el calendario establecido. Además, se realizaron exámenes internos. Para terminar, supervisamos los resultados de las auditorías del año pasado, como la de la Ley de Igualdad realizada por NCUA, la de la Ley del Secreto Bancario, las leyes SAFE Y UIGEA, y la de las transferencias ACH, para garantizar que se cumpla con las recomendaciones recibidas de estos exámenes.
Además, conscientes de que nuestra asociación realiza un uso cada vez mayor de nuestros servicios en línea, la Cooperativa mantuvo una vigilancia continua para verificar las transacciones, informando a este Comité periódicamente.
En 2023 OAS FCU mantuvo comunicación continua con la asociación, con correos electrónicos cuyo fin es minimizar las pérdidas y la mora durante el año. Asimismo, alentamos a toda la asociación a realizar una suscripción activa al blog gratuito de la Cooperativa, ya que publican actualizaciones periódicas sobre lo último en fraudes y cibercrimen, y que se familiaricen con la con la sección “educación y Seguridad” del portal web para informarse sobre la seguridad y privacidad en línea, además de la ciberseguridad. En esta pestaña de educación y seguridad también hay un mini portal web sobre las finanzas personales que podrían ser de interés.
Con vistas al futuro
El personal de OAS FCU sigue trabajando, usando un modelo híbrido que combina el trabajo en persona y remoto que se adapta al horario de la asociación en los edificios donde se encuentran las oficinas. En 2023 el Departamento de Atención a la Asociación comenzó a desarrollar una nueva metodología que combina la capacitación adicional de su personal con la implementación de una serie de herramientas de comunicación digitales con el fin de ofrecer a toda la asociación de la Cooperativa el mismo servicio personalizado tanto en persona como en línea. Este proceso de transformación continua durante 2024. Es una iniciativa que nos complace sobremanera y desde el Comité de Supervisión esperamos con interés tener la posibilidad de verificar sus nuevas habilidades –tanto digitales como personales- durante 2024 y 2025.
Este Comité se compromete a seguir cumpliendo con el mandato que nos ha sido encomendado por la Ley de Cooperativas de Ahorro y Crédito para garantizar que proveemos un ambiente seguro para nuestra asociación.
Agradecimiento
Y, para terminar, deseamos dar las gracias a la asociación por su confianza y apoyo continuos, y al personal de OAS FCU por sus esfuerzos continuos por adaptarse a la fluidez de la forma de hacer negocios de hoy, y por mejorar continuamente.